Privacyverklaring

TTVTavenu Privacyverklaring

 

Dit is de privacyverklaring van TTV Tavenu, gevestigd te Numansdorp, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40322388, hierna te noemen: `de Vereniging`.

Tafeltennisvereniging Tavenu hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tafeltennisvereniging Tavenu houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

– Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze verklaring;

– Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

– Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

– Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

– Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

– Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tafeltennisvereniging Tavenu zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Laatst gewijzigd d.d. 22 mei 2018

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens Leden worden door Tafeltennisvereniging Tavenu verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

– Het opnemen van de gegevens in onze ledenadministratie
– Het voeren van de financiële administratie in het door de vereniging gebruikte boekhoudprogramma
– Het aanmelden van leden bij de NTTB (afdeling West)
– Het versturen van digitale berichten, waaronder uitnodigingen voor evenementen georganiseerd door de Vereniging alsmede mededelingen ten behoeve van de competitie zoals voorlopige indelingen, verslagen, e.d.
– Het verrichten en versturen van aankopen (bijvoorbeeld clubkleding)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Het aanmeldformulier voor het lidmaatschap

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tafeltennisvereniging Tavenu de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Geboortedatum;
– Adres;
– Postcode;
– Woonplaats;
– Geslacht;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– (eventueel bestaand) lidmaatschapsnummer NTTB;

Uw persoonsgegevens worden door Tafeltennisvereniging Tavenu opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Tafeltennisvereniging Tavenu verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinden;
– Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tafeltennisvereniging Tavenu de volgende persoonsgegevens van u vragen:

– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– (Zakelijk) Telefoonnummer;
– (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Tafeltennisvereniging Tavenu opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van Vrijwilligers worden door Tafeltennisvereniging Tavenu verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Uitvoering geven aan de vrijwilligerstaak.
– Registratie bij NTTB (voor zover noodzakelijk)

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De (al dan niet mondelinge) overeenkomst voor het uitvoeren van vrijwilligerstaken

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tafeltennisvereniging Tavenu de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Voornaam;
– Tussenvoegsel;
– Achternaam;
– Telefoonnummer;
– E-mailadres;
– Geboortedatum;
– Verklaring omtrent het gedrag
– Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Tafeltennisvereniging Tavenu opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men vrijwilligerstaken uitvoert en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de (financiële) administratie;
– Het verzorgen van de ledenadministratie
– Het meedoen aan de tafeltenniscompetitie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de Help-functie van uw browser.

Op deze website kan een Twitter of Facebook widget zijn geplaatst. Als een pagina met een Twitter of Facebook widget wordt bezocht houden Twitter en Facebook onder meer bij dat dit bezoek heeft plaatsgevonden. Ook houden Twitter en Facebook verdere interactie van de bezoeker met de widget bij. Twitter en Facebook kunnen deze informatie relateren aan andere bezoeken van pagina’s met een Twitter en Facebook widget. Wij hebben hier geen invloed op. Zie ook het privacybeleid van Twitter en Facebook.

Analytics

Om inzage te krijgen in de statistieken over het gebruik van de website en rapportages op te maken, maken wij gebruik van Matomo (voorheen: Piwik). Wij beheren Matomo zelf en delen dus de anonieme gegevens van onze bezoekers niet met derde bedrijven. Uw IP Adres wordt voor een deel (als voorbeeld 192.168.x.x) weergegeven in onze statistieken.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Tafeltennisvereniging Tavenu bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens Tafeltennisvereniging Tavenu van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– Toegang tot IT-platformen en onderdelen daarvan is beperkt op een need to know basis.
– Toegangsrechten worden aangepast bij een functiewissel/taakwissel.
– Er worden geen eenvoudig te raden wachtwoorden gebruikt.
– Persoonsgegevens worden beveiligd opgeslagen.
– Gebruikte software is voorzien van de laatste updates.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
– Onze vrijwilligers en functionarissen zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
– Bij vrijwilligers is de nodige kennis aanwezig om adequaat met persoonsgegevens en IT-middelen om te gaan.
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Onze website www.ttvtavenu.nl loopt over een HTTPS (beveiligde verbinding). Het contactformulier en formulier voor wedstrijd verplaatsen zoals opgenomen op de website zijn beveiligd en de gegevens worden beveiligd verzonden. Er worden geen persoonlijke data op de server/website opgeslagen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Links naar andere websites

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacy beleid

De Vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. de Vereniging raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Bestuur Tafeltennisvereniging Tavenu
Hans Vreeman
privacy@ttvtavenu.nl